اللائحة التنظيمية لملتقى الفرسان 

أولا : الفكرة :

تقوم على اجتماع أهالي فيفاء في منطقة تبوك ورفع روح التكافل والتعاون وزيادة أواصر المحبة والإخاء بينهم وترسيخ عرى التواصل والترابط بين قبائل فيفاء وإحياء التراث والعادات والتقاليد.

ثانياً : الأهداف :

1.     التواصي بما يصلح الدين والدنيا .

2.  توطيد أواصر المحبة والمودة بين الجميع وذلك بإتاحة الفرصة لأهالي فيفاء في المنطقة للتعرف على بعضهم .

3.     الخروج بعمل يعكس واقع الإيجابية والبعد عن اللقاءات الصامتة والسلبية .

4.  تعويدهم على العمل بشكل جماعي والابتعاد عن الفردية ، وزرع حب التعاون بين الجميع  .

5.  تأليف القلوب وتقريب وجهات النظر بين أفراد القبائل ، وإذابة العنصرية القبلية و التفاخر الذي نهى عنه الإسلام .

6.     إحياء التراث والموروث الشعبي .

7.  غرس محبة فيفاء في نفوس الناشئة وربطهم بتراثهم وعاداتهم وتحفيزهم وتشجيعهم وذلك بتوفير بيئة إبداعية ومشاركات فعالة لهم في جميع الفعاليات والحفل الختامي .

8.  مساعدة الأسر المحتاجة من أبناء فيفاء في المنطقة ومد يد العون والمساعدة لهم في سرية تتيح لهم الاحتفاظ بخصوصيتهم .

ثالثاً : العضوية :

عضو أساسي داعم : هو العضو الذي يقوم بدعم الملتقى مادياً أو عينياً بشكل يميزه عن غيره من الأعضاء .

عضو أساسي : هو العضو الذي يقوم بدفع اشتراك شهري  .

عضو مشارك : هو العضو الذي يشارك في إحدى فعاليات الملتقى خلال العام ويقوم بدفع الرسم المستحق لتك الفعالية .

( أ ) رسوم العضوية :

1-  يلتزم العضو الأساسي بدفع رسم اشتراك شهري مقداره ( 25 ريال ) بواقع ( 300ريال ) سنوياً .

2-  يقوم العضو المشارك بدفع رسم اشتراك مخصص لأي فعالية يرغب في المشاركة فيها أو حضورها برسم اشتراك تقرره اللجنة المالية ويتم الإعلان عنه في حينه .

3-  يجب على العضو الداعم تسليم المبلغ المالي أو العيني لرئيس اللجنة المالية عند إعلانه بأنه سيكون من الداعمين للملتقى .

4-  يقوم جميع الأعضاء ( أساسي , داعم , مشارك ) بدفع رسوم الحفل الختامي للملتقى برسم تقدره اللجنة المالية في حينه ويحق لمجلس الأمناء إعفاء أو تخفيض مبلغ الاشتراك على العضو الداعم والعضو الأساسي ويعتمد ذلك على الواضع المالي للملتقى .

( ب ) حقوق وواجبات الأعضاء :

1-  يحق لكل عضو أساسي أو داعم ترشيح نفسه أو انتخابه لمنصب رئيس لجان الملتقى أو نائبه أو رئيس اللجنة المالية أو عضوية مجلس أمناء الملتقى .

2-     يحق لكل عضو أساسي أو داعم التصويت على أي انتخاب يعقد في الملتقى .

3-     ينحصر تكريم المميزين من أعضاء الملتقى على الأعضاء الأساسيين والداعمين  .

4-     يجب على كل عضو  يكلف بأي عمل لصالح الملتقى القيام به على الوجه المطلوب .

5-  يحق للعضو الداعم مادياً للملتقى إذا كان من رجال الأعمال  أو من لديه أي نشاط تجاري الإعلان والتسويق  لنشاطه في الحفل الختامي أو أي فعالية  أخرى .

6-  تقوم اللجنة الإعلامية عند عمل البنرات الإعلانية للملتقى بتضمين أسماء الداعمين أو الأنشطة التجارية التي يملكونها  في تلك البنرات أو المطبوعات الدعائية

رابعاً : الهيكل التنظيمي للملتقى :

(1) الرئيس الفخري للملتقى :

يتم اختياره بإجماع الأعضاء المؤسسين للملتقى لمرة واحده ولا يتم تغييره إلا في حال مغادرته المنطقة أو الوفاة ويكون من أبرز الشخصيات الموجودة داخل مدينة تبوك  .

مهامه وصلاحياته :

1-  توجيه الدعوة لضيوف الملتقى من داخل المنطقة أو خارجها بعد ترشيحهم من مجلس الأمناء .

2-     الرجوع إليه في أي خلاف يصعب حله .

3-     استقبال الضيوف والمدعوين .

(2) رئيس اللجان المنظمة للملتقى :

يتم انتخابه في اجتماع يحضره الأعضاء الأساسين والداعمين للملتقى وتكون مدة رئاسته عاما واحداً يعاد بعدها انتخابه أو اختيار غيره من الأعضاء  وفي حال تقديم استقالته لأي سبب يقوم النائب بعمل الرئيس حتى تنتهي مدة رئاسة الرئيس السابق  .

مهامه وصلاحياته :

1-     تعيين رؤساء اللجان ما عدى رئيس اللجنة المالية ورئيس اللجنة الاجتماعية .

2-     توجيه الدعوة لأي اجتماع يعقد للملتقى .

3-     رئاسة مجلس الأمناء .

4-     مراجعة خطط اللجان ومناقشتها في مجلس الأمناء وإقرارها .

5-     الإشراف على أعمال اللجان.

6-  رفع قائمة بالمدعوين لحضور الحفل الختامي أو أي فعالية للملتقى بعد إقرارها من مجلس الأمناء إلى الرئيس الفخري للملتقى ليتم دعوتهم .

 (3) مجلس أمناء الملتقى :

يتكون المجلس من :

1-     رئيس اللجان المنظمة للملتقى رئيساً للمجلس أو نائبه .

2-     رئيس اللجنة المالية عضواً و أمين سر المجلس .

3 -  عضو من الأعضاء الأساسيين  يتم انتخابه من قبل الأعضاء الأساسيين ليكون نائباً عنهم في المجلس .

4-  عضو من الأعضاء الداعمين ويتم انتخابه من قبل الأعضاء الداعمين ليكون نائباً عنهم في المجلس .

5-  عضو من اللجان المنظمة للملتقى ويتم انتخابه من رؤساء اللجان المنظمة ليكون نائباً عنهم في المجلس .

 مهامه وصلاحياته :

1-     مراجعة الخطط المقدمة من اللجان المنظمة للملتقى لإقرارها .

2-     إقرار ميزانية الملتقى وتوزيعها حسب ما تقتضي الحاجة .

3-     دراسة وإقرار أي تعديل على اللائحة قبل طرحه للتصويت .

4-     التأكد من أن جميع فعاليات الملتقى تتوافق مع الأهداف المرسومة للملتقى .

5-     تحديد جدول زمني لجميع فعاليات الملتقى خلال العام وكذلك تحديد موعد الحفل الختامي .

6-  ينعقد مجلس الأمناء عند طلب رئيس المجلس أو نائبه أو بصفة دورية أو عندما تقتضي الحاجة لعقده .

7-  لا يعقد المجلس ألا بحضور جميع الأعضاء وفي حال غياب الرئيس يحضر نائبه وفي حال غياب أي عضو من أعضاء المجلس المنتخبين يجب أن يحضر من ينوب عنه .

8-  تحديد أسماء الضيوف المدعوين لحضور الملتقى من داخل وخارج المنطقة وإرسالها إلى رئيس الملتقى الفخري ليتم دعوتهم .

( 4) نائب رئيس اللجان المنظمة للملتقى :

يتم انتخابه في اجتماع يحضره الأعضاء الأساسيين والداعمين ويعمل لمدة عام واحد ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى وفي حال تقديمه الاستقالة لأي سبب من الأسباب يعين الرئيس من ينوب عنه من إحدى اللجان المنظمة للملتقى للفترة المتبقية من انتخاب نائب الرئيس المستقيل .

مهامه وصلاحياته :

1-  يمارس جميع صلاحيات وواجبات رئيس اللجان المنظمة لملتقى فرسان فيفاء في حال غيابه .

2-     يترأس مجلس الأمناء في حال غياب رئيسه .

3-  يقوم بالتنسيق والإعداد لأي اجتماع للجان المنظمة للملتقى وكتابة محضر الاجتماع وتقديمه إلى رئيس اللجان .

4-     مساعدة رئيس اللجان في متابعة أعمال اللجان وتوجيهها عند الحاجة .

 ( 5) رئيس اللجنة المالية :

يتم انتخابه في اجتماع يحضره الأعضاء الأساسيين والداعمين ويعمل لمدة عام ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى وفي حال استقالته لأي سبب من الأسباب ينوب عنه مساعده ويتم تسليم ما في صندوق الملتقى لمساعده  .

مهامه وصلاحياته :

1-     تحصيل المبالغ المالية من الأعضاء ( أساسي , داعم , مشارك )

2-  توثيق المبالغ المالية ( الإيرادات , والمصروفات ) في مستندات يتم حفظها وأرشفتها للرجوع لها عند الضرورة .

3-     إعداد ميزانية تقريبية لأعمال الملتقى المقترحة خلال عام وتقديمها لمجلس الأمناء .

4-     تمويل جميع الاجتماعات والفعاليات حسب الإمكانيات المتوفرة .

5-    تقديم تقرير مالي بعد الحفل الختامي لرئيس اللجان لسنة مالية منصرمة يبين فيه الإيرادات والمصروفات وعدد الأعضاء والفائض المالي .

( 7 )  رئيس اللجنة الثقافية والإعلامية :

يتم تعيينه من قبل رئيس اللجان المنظمة للملتقى وتكون فترة عمله لمدة عام ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى يجدد له من قبل رئيس اللجان وفي حال استقالته لأي سبب يتم تعيين من ينوب عنه عن طريق رئيس اللجان المنظمة للملتقى  .

مهامه وواجباته :

1-  تشكيل لجنته باختيار أعضائها من ذوي الاختصاص ومن المواهب التي تستطيع خدمة الجانب الثقافي والإعلامي للملتقى .

2-  تغطية جميع فعاليات الملتقى والحفل الختامي بشكل يخدم أهدافه على موقع الملتقى الرسمي وعلى كل موقع فيفي إلكتروني بعد موافقة رئيس اللجان المنظمة .

3-     إعداد البرامج الثقافية لأي فعالية للملتقى وكذلك الحفل الختامي .

4-      مساندة جميع لجان الملتقى وتوثيق أعمالها .

5-  توثيق كل فعاليات الملتقى والحفل الختامي وإصدار أفلام توثق فعاليات الملتقى والحفل الختامي ويحق للجنة الإعلامية تسويقها ويكون عائدها لصالح الملتقى .

 6-   القيام بجميع الأعمال الإعلامية لخدمة الملتقى ( تصوير , مونتاج , إخراج , صوتيات , جرا فكس . بنرات . ملصقات . كروت دعوة , مجلات ......إلخ )

7 -     تأمين وشراء كل مستلزمات اللجنة .

( 8 ) رئيس لجنة الموروث الشعبي :

يتم تعيينه من قبل رئيس اللجان المنظمة للملتقى ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى وتكون فترة عمله لمدة عام يجدد له من قبل رئيس اللجان وفي حال استقالته لأي سبب يتم تعيين من ينوب عنه عن طريق رئيس اللجان المنظمة  للملتقى .

مهامه وواجباته :

1-     يقوم بتشكيل لجنته باختيار أعضائها ممن لديهم اهتمامات بالموروث الشعبي .

2-     توثيق الموروث الشعبي لفيفاء بالتعاون مع اللجنة الثقافية والإعلامية .

3-  إبراز الموروث الشعبي عن طريق إقامة معرض تراثي أو بإحياء موروث شعبي في إحدى الفعاليات التي يقيمها الملتقى أو في الحفل الختامي .

4-     إحياء الحفل الختامي بالألعاب الشعبية الفلكلورية .

5-     تأمين وشراء كل مستلزمات اللجنة .

( 9 ) رئيس اللجنة الرياضية :

يتم تعيينه من قبل رئيس اللجان المنظمة للملتقى وتكون فترة عمله لمدة عام ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى يجدد له من قبل رئيس اللجان وفي حال استقالته لأي سبب يتم تعيين من ينوب عنه عن طريق رئيس اللجان المنظمة .

مهامه وواجباته :

1-  تشكيل لجنته من الأعضاء الذين لهم اهتمامات رياضية ويستطيعون تفعيل اللجنة الرياضية بشكل يخدم الملتقى .

2-     تنظيم الأنشطة الرياضية المتنوعة في الملتقى .

3-     التنسيق مع اللجنة الإعلامية لتوثيق الأنشطة الرياضية .

4-     تأمين وشراء مستلزمات لجنته .

( 10) رئيس لجنة الاستقبال والتنظيم :

يتم تعيينه من قبل رئيس اللجان المنظمة للملتقى وتكون فترة عمله لمدة عام ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى يجدد له من قبل رئيس اللجان وفي حال استقالته لأي سبب يتم تعيين من ينوب عنه عن طريق رئيس اللجان المنظمة .

مهامه وواجباته :

1-  تشكيل لجنته من الأعضاء الذين يستطيعون تفعيل لجنة الاستقبال والتنظيم بشكل يخدم الملتقى .

2-     استقبال ضيوف الملتقى وتنظيم مكان الاحتفال .

3-     التنسيق مع اللجنة المالية فيما يخص مستلزمات الضيافة .

4-     تقديم واجب الضيافة من قهوة وخلافه للضيوف والحضور .

5-     تحديد أماكن الجلوس في مكان الاحتفال .

6-     المحافظة على الانضباط في جميع فعاليات الملتقى والحفل الختامي .

( 11) رئيس اللجنة الاجتماعية :

يكون رئيس هذه اللجنة هو رئيس برنامج وسيط الخير ولا يتم تغييره إلا في حال تغير رئيس برنامج وسيط الخير ويرتبط برئيس اللجان المنظمة للملتقى .

مهامه وواجباته :

1-     القيام بأعمال برنامج وسيط الخير .

2-     القيام بالأعمال الدعوية والتوجيه والإرشاد لأعضاء الملتقى .

3-     إصلاح ذات البين عند التكليف من قبل الرئيس الفخري للملتقى .

خامساً : ضوابط الملتقى :

(أ‌)    التكريم ( في حال كان هناك تكريم تطبق الضوابط أدناه ) :

1-  يكرم من قدم عملاً مميزاً يخدم به فيفاء وأبنائها سواءً كان ذلك من خلال موقعه أو عمله أو علمه ، ومن كانت لهم بصمات واضحة في هذا المجال يعترف بها الجميع

2-      يكرم ضيف الشرف الذي في حضوره دعم معنوي للملتقى وحضوره يهم الجميع .

            3-     يكرم كل من كان له مجهود بارز أو دعم مادي أو عيني أو معنوي للملتقى .

4-     يكرم من كان له دور بارز في تأسيس هذا الملتقى أو لمن له دور بارز في استمراره .

5 -  يختار رئيس اللجان المنظمة للملتقى من يرى أحقيته بالتكريم من اللجان المنظمة للملتقى .

6 -  يقوم رئيس اللجان المنظمة للملتقى بعمل آلية للتكريم في كل حفل ختامي أو فعالية يتم فيها تكريم وذلك بتحديد الأسماء المكرمة بعد اعتمادها من مجلس الأمناء و تحديد من سيقوم بتكريمهم و تحديد الكيفية التي يكرمون بها ويتم تقديم هذه الآلية بوقت كافٍ لمجلس الأمناء لاعتمادها .

( ب) ضوابط عامة :

1-  يجب أن يكون العضو المنتسب للملتقى ( داعمًا , أساسيًا , مشاركًا ) من أهالي فيفاء أو من يرتبط معهم بنسب أو مصاهرة وأن يكون من سكان منطقة تبوك .

2-  يحق لمجلس الأمناء إلغاء عضوية العضو الذي أخل  بشرط من شروط العضوية أو بأحد ضوابط الملتقى .

3-  لا يحق لأي عضو دعوة أي شخص من قبائل فيفاء أومن خارجها إلا عن طريق مجلس الأمناء ليتم دعوتهم عن طريق الرئيس الفخري للملتقى .

4-     تنتهي عضوية الداعم بعد نهاية عام من إعلانه للدعم  .

5-     تكون بداية الاشتراك الشهري للعضو الأساسي بداية كل سنة هجرية .

6-  لا يحق لأي عضو في حال عدم استمراره أن يطالب بإعادة أي مبلغ دفعه للملتقى كدعم أو اشتراك شهري .

7-  يصرف 25% من مبلغ الدعم المقدم من الداعمين للملتقى على أعمال وسيط الخير وتسلم لرئيس اللجنة الاجتماعية .

8-  يصرف 30% من دخل الدعم الشهري للعضو الأساسي على الرسائل المرسلة في حال الوفاة أو الرسائل الخاصة بملتقى الفرسان .

9-  تصرف جميع المبالغ بعد إقرار الميزانية من قبل مجلس الأمناء ويكون أمر الصرف من قبل رئيس اللجان المنظمة .

10-تصرف جميع المبالغ الخاصة بالملتقى على أعمال تخدم الملتقى بشكل يخدم جميع أنشطة الملتقى .

11-يحق لأي عضو ( أساسي , داعم ) تقديم هدية باسمه لمن يرغب أثناء الحفل الختامي أو أي فعالية بعد التنسيق مع رئيس اللجان .

12-عند حدوث تلفيات في إحدى الاستراحات التي تقام فيها الفعاليات أو الحفل الختامي تكون مسؤولية إصلاح الأضرار على المتسبب .

 13- تصوير فعاليات الملتقى وتوثيقها حق حصري للجنة الثقافية والإعلامية للملتقى ، ولا يسمح بالتصوير في أي فعالية أو حفل ختامي للملتقى إلا بعد أخذ الموافقة من رئيس اللجان المنظمة وبالتنسيق مع اللجنة الإعلامية .

14- نظرا لما في التجمعات الكبيرة من بعض السلبيات فإنه يتوجب على كل رب أسرة ضبط أبنائه وأن لا يتركهم دون رقابة أو متابعة .

15- يمنع منعاً باتاً حمل أو اصطحاب الأسلحة أو الألعاب النارية في الملتقى وذلك تمشياً مع توجيهات وزارة الداخلية .

16-أي اختلاف في تفسير أي فقرة في هذه اللائحة يكون المرجع في تفسيرها رئيس الملتقى الفخري .

تم بحمد الله!!